無駄に長い会議にサヨナラ！会議が無駄に感じる体験と効率的に会議を進める工夫を紹介！

皆さんこんにちは。会社員として日々頑張っているよってぃーです。(自己紹介はこちら)
会社で働いている皆さん、無駄に長い会議ってありません？
１０人参加しててもしゃべるのは２、３人。同じ話をいったりきたり。話してもキリがないタラレバで数十分…。
結構そういう経験ある人いるんじゃないでしょうか。昔と比べれば減ってきたとはいえ、私の職場でもそういうの未だにあります。
欧米欧米などと比べ、日本は会議の時間が長く時間の使い方が上手くないみたいな話がありますが、そういう比較をしなくてもわかる「無駄だなー」という時間が流れる会議。
正直、面倒ですよね。
今回は、ダラダラっとした会議にならないよう（させられないよう）に、会議を進める側の視点で工夫をしていることを書いていこうと思います。

無駄に感じる会議のあるある

まず、無駄だなーと感じる会議についてもう少し書いていこうと思います。大体そうした会議では下記のようなあるあるが発生しているのではないかと思います。

とりあえず集まって話しよう的な感じで始まる
目的（ゴール）が曖昧
同じような話がいったりきたり
目的に向かって進むのではなくどっちの意見が正しいかで話が過熱してしまう
資料や説明に中身がなく、現状の確認に時間がとられる
予想ばかりで地に足がついていない話ばかり

過去の私の経験を振り返ると、上記のようなものが思い浮かびました。
とりあえず集まって話しよう、みたいな感じ。メンバーもとりあえずな感じで集められてダラダラと話が進む。私もこういうのに巻き込まれたことが何度もありますが、自分に無関係な話題が飛びかったり、自分たちが話をしているときに蚊帳の外に置かれるような人がいたりして、会議の最中に「なんで俺ら集められたんだ？」みたいな感じになったりすることありますよね。

目的が曖昧な会議。とりあえずやりたいことはわかるけど、目的の具体的な内容が定まっておらず、何を議論したらいいかが不明確みたいな感じ。もう少し目的がはっきりしないとこれ以上話してもしょうがないので…という気持ちになったりしますね。

会議の参加メンバーが内職してて、さっき話した内容を質問してきて何度も同じような話をする羽目になる。これ、やられるとかなりストレスたまります。どうしても今やらない緊急な仕事があるなら別ですが、そうじゃないならちゃんと話きいててよと。真剣に会議に参加しているメンバーからしたら勘弁してよ….という感じです。

あとはどのようにして目的を達成するかではなく、その話の途中ででてきた個人の価値観にケチをつけだす人。それは違う！こうだ！みたいな話をし、話が残念な方向に盛り上がっていってしまうんですよね。そこ話で重要なところじゃないんですけど…みたいなところでどっちが正しいか論争を繰り広げられたりすると勘弁してよ….という気持ちになります。
こういうのは全部過去に自分が経験したものなんですが、会議の時間のわりに中身が全然ないんですよね。仕事も進まないし、ストレスもたまるしで、こういうものは減らしていきたいです。
そんなこんなで、次から自分が会議を主催する側で行っている工夫を紹介します。

一番最初に考えること

目的を明確にする

まず、会議を開催する目的を明確にしましょう。そして、事前にまたは会議の冒頭で目的を参加者と共有しましょう。会議が長くなる問題点の１つとして、目的から外れた、あるいはあまり関係のない事柄に対して議論をしているということがあります。ですので、しっかりと参加者に会議の目的を伝えましょう。ここの目的をしっかりと明確にしたうえで会議に臨めるかどうかはとても重要なポイントだと思います。

また、何をしたいかという目的だけではなく、それに向けての課題や今回議論したいポイントも冒頭で紹介しましょう。そうすることで、議論をすすめる筋道が参加メンバーに共有され、会議とあまり関係のない話に話が逸れるのをふせいでくれます。会議の間に話が逸れそうになっても話を戻しやすいですし、ほかの参加メンバーが「まぁまぁ、その話はそのへんで」と話を戻してくれたりもしますよ！

準備パート

資料を用意

全く何の資料もなしに話を進めると、同じ話が２度３度繰り返されてしまうことがあります。また、話がうまく進行せずグダグダになってしまうこともあります。こうしたことを予防する意味合いでも、そして自分の考えを整理する意味合いでも資料の用意をおすすめします。資料を作っていくと細かな疑問点が浮かんできたりしますからね。資料を作りながら自分の考えを整理していきましょう。

資料はなんでもいいと思います。メモ帳でもパワポでも、自分がやりやすい形でいいと思います。もし、参加者にもしっかり目を通してもらいたいなら、読み手が読みやすい形にするといいと思います。個人的にはけっこうパワポを使うのを気に入っています。アニメーションをつけずに要点を箇条書きでまとめていき、必要な箇所に画像を貼ったりすればそれなりに見やすくもなりますし。

資料を作る際、課題点を明確にすることをおすすめします。目指すゴール（目的）がどこにあって、それに到達するために何が課題となっているのか、ここを具体的にしておくと検討がしやすくなります。課題がなくなれば目的が達成できるわけなので、目的への道筋が自然と明確になります。

また、資料があると参加者が「あれ？これってなんだっけ？」と思ったときに情報を確認できるようになるので、ちっちゃな疑問で話の腰が折られることも減りますよ。

全体の流れをイメージしておく

資料作成の際、どのように会議を進行させるかのイメージもしておきましょう。最初に会議の目的を説明するのはいいとして、現状の説明をするのか、状況説明をどこまで細かくするのか、説明と議論をどれくらいの時間配分で進めるかといったことを軽くでもいいのでイメージしておくと、資料が作りやすくなります。また、そうしたことを考えたうえで資料を作っていくと、会議で使いやすい資料に自然となっていくと思います。

担当者同士の会議であれば、現状の説明や状況説明は少しでいいでしょうし、上司の方々に説明するならそれらの時間はもう少し割いたほうがいいでしょう。かといって、説明に時間を取られすぎると議論の時間がなくなってしまうので、全体の時間配分も気にしてっという感じで考えてみるといいかもしれません。

事前配布もOK

資料を作ったら、会議当日前に共有しておくといいでしょう。会議では議論に集中したほうが効率的です。資料に目を通すのはひとりでもできることですから、わざわざみんなが集まったときにするのは時間がもったいないですよね。

最近はチャットツールを導入している企業も多いでしょうから、チャットで軽く相談事項の共有や懸念点・疑問点を募集してもいいでしょう。事前に対処できる問題は会議の前に行って、会議では議論に集中しましょう（そして短時間でちゃちゃっと終わらせちゃいましょう！）。

会議の進行パート

会議を進行するんだ、という意思をもつ

会議は進行役（ファシリテーター）によって、進み方が多く変わります。特に、進行役の存在が希薄で、みんなが好き勝手話し出すようになると収拾がつかなくなるので、進めるという意思をまず持つことが大切です。たいていは会議の主催者が進行役を兼ねることになるかと思います。ですので、会議を主催する場合、自らが進行役であるという自覚を持って臨みましょう。

会議の目的に沿った議論になっているかを意識する

会議の参加者が会議の目的と異なることについて議論をし始めることがあります。そういう時は、この場の目的と関係ない話になってしまっていることを伝えましょう。目的と関係ないことで議論がヒートアップすると、他の参加者の時間を無駄に奪うことになってしまいます。関係のない話をきいている参加者からすれば「あまり関係のない話で盛り上がるなよー…」という感じですよね。議論するべきもの、そうでないものをしっかり区別することは会議の進行役にとって重要なことです。

しゃべるのが苦手なら流れを意識した資料をつくっておき、それに沿って進めるだけでも大丈夫です。そして会議とあまり関係のない話に議論がそれていった場合に本筋に戻してあげる、それだけでも進行役としては十分だと思います。

議事録（メモ）を残す

結論やそこに至る過程といった情報はとても重要なものになります。ですので、議事録としてあとで見返せるように残しましょう。形は何でもいいんです。かしこまった内容じゃなくて、パソコンのメモ帳でもなんでもいいので、まずはしっかりと結論を残しましょう。結論や過程が残っていないと、自分の都合よく解釈しちゃう人が出てきますからね….。作成した議事録は参加者に共有しておくとよいです。

まとめ

最後にまとめていきます！

目的を明確にしよう
- みんなで目的を共有して会議に臨もう
- 目的があいまいだと話が散らかってしまいがち
資料を用意しよう
- 進行するのに役立つ
- 自分の考えを整理するのにも役立つ
- 課題点を明確にしてゴールへの道筋を明確にする
- 会議の流れも意識して資料を作成しよう
会議を進行しよう
- 進行役は重要。自らが進行役の時は自覚をもって取り組もう
- 無関係の話題に時間を取られないようにしよう。
議事録を残そう
- 結論をしっかりと残そう。できればそこに至る過程も残そう。
- 参加者にも共有し、後で認識の齟齬が発生しないようにしよう。

いかがでしたか？会社で働くうえで会議は避けられないもの。効率よく進めていきましょう！
なお、会議や議事録作成の際、トラブルを未然に防ぐようなコミュニケーションがあると尚いいと思います。それについては下記で記事にしていますので、よろしければどうぞ！