よってぃーの発信録 
皆さんこんにちは。会社員として日々頑張っているよってぃーです。(自己紹介はこちら)
会社員は、何かと資料を作る場面がありますよね。会議の資料、発表用の資料、教育用の資料、マニュアルなど、様々な資料があります。そうした資料作成がなかなかうまく進まなかったり、頑張って作ったけどたくさんの指摘を受けて作り直す羽目に…なんてことないでしょうか？
そうしたことを減らすことができるよう、ここでは私なりの資料作成のコツを紹介したいと思います。
目次
資料はまず骨組みからつくる。
資料は頭から一つずつ順に作成するのではなく、まずは骨組みをつくりましょう。
骨組みというのは、どういう順番でどういう話題を扱っていくかを考える、ということです。
次で具体例をあげてみます。
骨組み作成の例
例えば、新作のパンについてまとめた資料を作る場合です。（なんとなく目の前にパンがあったので…）
下記のように骨組みを決めます。
- 新作パンのコンセプト
- カラフルで売り場を明るくする
- 見た目で興味を引き、集客に貢献するパン
- 従来のパンの課題（弱み）
- 茶色系のパンばかりで、売り場が地味
- ちらっと店舗を見渡した時にほかのパン屋と差別化できるようなものがない
- 課題の克服方法
- マーブルパンを作成し、売り場に並べる
- 入り口から見えるところに配置して、人の興味を集められるようにする
- 新作パンで目指すこと（まとめ）
- 入り口近くにマーブルパンを並べ、見た目を華やかにして人の興味を集める。
- マーブルパンに興味をもったお客様が手に取りやすい形で人気の従来パンを配置する。
上記の例をみてもらえばわかるように、「新作パンのコンセプト」、「従来のパンの課題」といった項目だけでなく、それらの中で何を説明するかまで決めていきます。
こうすると話の流れが決まっていきます。なので、この段階で抜けている話題がないか、聞き手（読み手）が理解しやすい内容になっているかをしっかり意識します。
骨組みをしっかり作っておけば、あとはそれに沿って内容を書くだけでちゃんとした資料になります。発表資料だろうが、会議で読んでもらうレジュメだろうが、マニュアルだろうが、骨組みを最初に作る重要性はかわりません。
どんな資料であっても骨組みをしっかりつくることが、最も重要だと考えています。
なお、コンセプトを最初に話すのか、現状の課題を最初に話すのか、といった話の順番は、状況や個人のやりやすさを考慮して柔軟に入れ替えて問題ないと思います。
骨組みに沿って中身を作成する
骨組みをしっかり作り終わったら、あとは中身を作成するだけです。文章を作成したり画像を用意したりしましょう。
文章作成のコツ
文章を書いていく際、だらだらと一つの文章が長くならないようにしましょう。一つの文章とは、”。”から次の”。”までのことを指します。一つの文章が長いと、聞き手（読み手）の頭にすっとはいりづらくなります。なので、一つの文章があまり長くならないようにしましょう。
要点やいくつかの具体例をあげるときは、箇条書きをつかうと書きやすく、読みやすくもなります。そういうのを組み合わせてみましょう。（私もブログで使うようにしています）
それと、接続詞もうまく使っていくといいでしょう。メジャーな接続詞としては、「そして」、「しかし」、「また」、「まず、～。次に、～。」といったものがあります。この辺を使って文章を作るようにすると読みやすい文章になると思います。
画像も用意する
文章だけだとどうしても限界がありますので、画像を用意しましょう。
上記であげたマーブルパンですが、いくら文章でカラフルで目を引くといっても、文章だけだと実際どんな感じかわかりづらいですよね。なので、実際にマーブルパンの画像を用意して、こういうものですよ～と見せましょう。百聞は一見に如かず。
資料がデータを示すものであれば、グラフになります。グラフを用意することでわかりやすくなります。
長々と文章をしゃべったり読ませられたりすると、けっこうしんどいんですよね。そういう意味でも画像やグラフを用意してそのしんどさを緩和しましょう。
まとめ
それでは、まとめます。
- 資料は骨組みから作ろう
- 話題だけではなく、その中でどういうことを伝えるのかまで考えよう
- 資料のジャンル問わず、骨組みが最も重要。ここをしっかりと考える
- 骨組みをしっかり作ったら中身を作ろう
- 読みづらくないように文章を作成しよう
- 画像やグラフなどを使おう。文章だけだとしんどいぞ！
資料の作成は、会議を効率的に進めるにも役立ちます。それについては下記で記事にしているのでよろしければどうぞ！
皆さんのお役に立てば幸いです。
ではまた！
