よってぃーの発信録 
会社で仕事をしていると、コミュニケーションのミスから生まれるしょーもないトラブルってありますよね。言った言わないの言い合いも嫌ですが、致命的なミスにつながるのだけは避けたいものです。そういうのが周りでたびたび発生するとちょっと溜息つきたくなっちゃいます。そういうトラブルを自分がしないように、仕事場で私が気を付けていることを紹介します。
コミュニケーションでトラブルをおこしがちな人や、会社に入ったばかりで不安な人に知ってもらえたらと思います。
目次
コミュニケーションのミスで生まれるトラブルを知ろう
おこりがちなトラブルは？
コミュニケーションのミスを防止するためには、まずどういうトラブルが発生するのかを知りましょう。代表的な事例をいくつか把握するだけで大丈夫です。それを知ったうえで自身の行動を気を付けるだけで、大きく改善する可能性があります。
下記にいくつか例を挙げておきます。
- 期日の認識がずれていて納期に間に合わない
- 先日あった会議の結果の認識がずれていて、どちらが正しいかの話をしている
- やるべきことは明確になっているのに誰もやっていなかった（いわゆる、ぽてんヒット）
この例から原因を考えてみましょう。
トラブルとの原因を知り対策
上記で挙げたトラブルが記憶にある方は多いのではないでしょうか？
自分が直接トラブルに遭遇していなくても、周りの人が遭遇していたり、トラブルに発展しそうでヒヤリとしたり。けっこうそういう経験がある人はいると思います。
トラブルの事例を挙げてみると、問題点はいたってシンプルであることがわかります。ここからはそれぞれの例の一般的な原因とその対策を説明していきます。
期日の認識のズレ
会話は成り立っているものの、お互いがイメージしているものがずれている状態になると期日の認識がずれてしまいます。
「期日までによろしく」というお願いは期日が何かが共有されていませんよね。「早めによろしく」というお願いは、どの程度のスピードが早めなのかが人によって違うと思います。「今日中によろしく」というお願いは、定時までなのか残業含めて日付が変わるまでならいつでもいいのかがわかりません。
それ以外にも、日本と海外の時間では時差がはいるので、現地時間なのか日本時間なのかで期日が変わってきます。
このように、認識のずれはうっかりするとすぐに発生します。
なので、「今日の何時までに」「今月の５日までに。５日中であればいつでもOK。」「現地時間の３月３日１７：００までに」というように具体的な日付や時刻を会話に含めるようにしましょう。非常にシンプルな対策ですが、それだけでぐっと期日に関するズレはなくなるはずです。
会議結果の認識のズレ
議事録がないなど、結果やそれに至る過程が記録されていないと記憶を頼りにするしかないので、認識にずれがでてしまうことが度々おこるでしょう。
なので対策もシンプルです。議事録を用意しましょう。
議事録といってもメモ帳でもなんでもいいんです。会議の結果となぜそうなったのかの理由をしっかりと記録しましょう。
そしてそれを会議の参加者で共有しておけば、認識がずれる可能性が大きく下がります（まぁ、中には議事録読まない人もいますが）
議事録を書いても認識がずれる、そもそも議事録が読まれない、という場合は、議事録のとりかたも工夫してみましょう。この問題の原因は、会議の結果やそれに至った理由の認識がずれていることなので、その対策となるような議事録をとることを心がけてみるといいと思います。
やるべきことは明確なのに誰もやっていない
何をすべきかだけを話して、だれがやるか担当者を決めずに話をすすめてしまうとこういうことになります。いやいや～と思った方もいると思いますが、地味に多いんですよ。こういうケース。
会議で議論して結果をだした段階で満足して（あるいはわざわざ言わなくても自覚して動いてくれるだろうと思って）、それを誰が進めるのかの確認が疎かになるケースを過去数えきれないほどみてきました。そういう雰囲気を感じたときは「それって誰が担当するんですか？」と一言いうようにしています。そうするだけで解決できる問題なのですが、その場で解決しておかないと誰もその案件を進めていないなんてことになりかねないんです。簡単な対策ですが、大事なことです。
まとめ
それでは、まとめます。
- おこりがちなトラブルを把握しよう
- いくつかの事例を知るだけで意味がある
- 具体的なトラブルを知り原因と対策を考えよう
- トラブルの原因を防ぐコミュニケーションを心がけよう
- 期日の認識がずれないように具体的なコミュニケーションをしよう
- 会議の結果の認識がずれないように議事録を残そう
- 担当者をきちんと決めて誰かがやるだろうというあいまいな状況をなくそう
皆さんのお役に立てれば幸いです。
ではまた！
